Meeting Minutes — CTAF


Meeting 1 — Scoping Meeting #1

Campo Dettaglio
Data 2026-03-04
Ora 14:00 - 15:30
Luogo Aula riunioni DIBRIS / Google Meet
Partecipanti PM, Sviluppatore Jason, Sviluppatore Python, Sviluppatore Frontend
Tipo Scoping e Kick-off

Ordine del Giorno

  1. Presentazione dell’idea progettuale e contesto clinico
  2. Definizione dell’ambito “Cardiac Traceability Agent Framework”
  3. Identificazione tecnologie e stack
  4. Assegnazione ruoli preliminari
  5. Prossimi passi e milestone

Sintesi

Il team ha discusso l’idea progettuale. Toni iniziali confusi sul dominio clinico — qualcuno proponeva “qualunque patologia cardiaca”, poi si è circoscritto alle masse cardiache per via delle linee guida ESC. Stack scelto in 10 minuti: Jason per agenti, Python per LLM, React per web app. Il rischio del bridge Jason-Python è stato sollevato ma non approfondito — rimandato al JPPS.

Decisioni

  • Stack tecnologico: Jason 3.2 + Python 3.11 + FastAPI + React 18
  • Repository GitHub creato su organizzazione del team
  • Meeting settimanale ogni lunedi alle 14:00
  • Strumento di project management: GitHub Projects

Azioni

Azione Assegnatario Scadenza
Creare repository GitHub con struttura base Sviluppatore Jason 05/03/2026
Redigere POS PM 08/03/2026
Redigere CoS PM 08/03/2026
Redigere SWOT e RBS PM 10/03/2026
Setup ambiente di sviluppo Jason Sviluppatore Jason 10/03/2026
Setup ambiente Python con FastAPI Sviluppatore Python 10/03/2026

Meeting 2 — Scoping Meeting #2

Campo Dettaglio
Data 2026-03-11
Ora 14:00 - 16:00
Luogo Google Meet
Partecipanti PM, Sviluppatore Jason, Sviluppatore Python, Sviluppatore Frontend
Tipo Scoping e Pianificazione

Ordine del Giorno

  1. Review documenti di scoping (POS, CoS, SWOT, RBS, PDS)
  2. Validazione architettura preliminare
  3. Definizione sprint e milestone
  4. Identificazione rischi iniziali
  5. Pianificazione primo sprint

Sintesi

Documenti di scoping revisionati. POS approvato senza modifiche. CoS ha avuto una discussione di 20 minuti sulla numerazione degli obiettivi — risolta con una rinumeratione veloce. L’architettura presentata dal PM aveva un flusso poco chiaro tra trace_guardian e il bridge, corretto con un diagramma a blocchi sulla lavagna. 6 sprint definiti, dal 9 marzo al 7 giugno. Backlog Sprint 1: setup ambienti e scoping documentale.

Decisioni

  • Struttura repository: /agents, /pipeline, /webapp, /docs, /scenarios
  • Formato scambio Jason-Python: JSON su HTTP (localhost)
  • Fallback LLM: Ollama + llama.cpp in caso di indisponibilita API
  • Sprint Review ogni 2 settimane il lunedi

Azioni

Azione Assegnatario Scadenza
Pubblicare documenti scoping su repository PM 12/03/2026
Implementare Hello World Jason con 2 agenti Sviluppatore Jason 15/03/2026
Implementare endpoint Python di test Sviluppatore Python 15/03/2026
Setup boilerplate React + Vite Sviluppatore Frontend 15/03/2026

Meeting 3 — JPPS (Joint Project Planning Session) #1 e #2

Sessione 1

Campo Dettaglio
Data 2026-03-18
Ora 14:00 - 15:00
Luogo Aula seminari DIBRIS
Partecipanti PM, Sviluppatore Jason, Sviluppatore Python, Sviluppatore Frontend, Referente Cardiologia di Forlì (Committente)
Tipo Stato avanzamento e validazione architettura

Ordine del Giorno

  1. Pianificazione Sprint 1
  2. Validazione architettura con docente
  3. Rischi emersi e mitigazioni

Sintesi

Il team ha pianificato le attività dello Sprint 1, definendo il backlog iniziale con i task di setup ambienti, implementazione agenti BDI e preparazione del golden case gc04. Il docente ha validato l’architettura proposta, suggerendo di aggiungere un agente dedicato alla gestione della tracciabilità (care_planner) separato dal case_reasoner per mantenere la separazione delle responsabilità. È stata discussa l’importanza della tracciabilità simbolica come elemento distintivo del progetto rispetto ad altri sistemi di Clinical Decision Support. Lo sviluppatore Jason ha mostrato un prototipo funzionante con due agenti (case_reasoner e runtime_coordinator) che comunicano via tell/ask su uno scenario mock di gc04. Il docente ha raccomandato di documentare tempestivamente le interfacce tra componenti.

Azioni

Azione Assegnatario Scadenza
Aggiungere care_planner all’architettura PM / Sviluppatore Jason 21/03/2026
Documentare specifica interfacce agente Sviluppatore Jason 22/03/2026

Sessione 2

Campo Dettaglio
Data 2026-03-19
Ora 14:00 - 15:30
Luogo Aula seminari DIBRIS
Partecipanti PM, Sviluppatore Jason, Sviluppatore Python, Referente Cardiologia di Forlì (Committente)
Tipo Review architetturale e pianificazione Sprint 2

Ordine del Giorno

  1. Review dettaglio tecnico bridge Jason-Python
  2. Validazione schema JSON scambio dati
  3. Pianificazione Sprint 2

Sintesi

La sessione si è concentrata sul dettaglio tecnico del bridge Jason-Python. Il team ha presentato due opzioni: bridge HTTP via chiamate POST da Jason a un server FastAPI, e bridge file-based con polling su directory condivisa. Il docente ha consigliato di iniziare con il bridge HTTP per semplicita, ma di preparare l’architettura per supportare entrambi. Lo schema JSON per lo scambio dati è stato validato, con la raccomandazione di includere un campo “trace_id” univoco per ogni raccomandazione fin dalla prima chiamata. La pianificazione dello Sprint 2 è stata definita con i seguenti obiettivi: completamento agenti BDI di base, bridge Jason-Python funzionante e primo scenario di estrazione regole LLM.

Azioni

Azione Assegnatario Scadenza
Implementare bridge HTTP Jason-Python Sviluppatore Python 28/03/2026
Completare agenti BDI (runtime_coordinator, trace_guardian) Sviluppatore Jason 04/04/2026
Preparare scenario clinico #1 (gc04) PM 28/03/2026

Meeting 4 — Sprint Review #1

Campo Dettaglio
Data 2026-04-06
Ora 14:00 - 15:30
Luogo Google Meet
Partecipanti PM, Sviluppatore Jason, Sviluppatore Python, Sviluppatore Frontend
Tipo Sprint Review e Retrospettiva

Ordine del Giorno

  1. Demo Runtime BDI Sprint 1
  2. Review bridge Jason-Python
  3. Feedback su primi 2 scenari
  4. Retrospettiva sprint
  5. Pianificazione Sprint 2

Sintesi

Demo dal vivo di 4 agenti su gc04 e gc00. Flusso ok, ma il trace_guardian è crashato alla prima chiamata al bridge Python — errore di timeout. Riavviato, ha funzionato. Tempo medio 8 sec per scenario, accettabile. Retrospettiva breve: “comunichiamo troppo poco tra sprint, usiamo Discord”. Decisione presa. Nessun blocker grave.

Decisioni

  • Runtime BDI considerato stabile per procedere con Sprint 2
  • Aggiungere test automatizzati per il bridge HTTP
  • Adottare canale Discord per comunicazione asincrona

Azioni

Azione Assegnatario Scadenza
Implementare test unitari per agenti BDI Sviluppatore Jason 13/04/2026
Aggiungere gestione fallback LLM locale Sviluppatore Python 13/04/2026
Iniziare sviluppo frontend React Sviluppatore Frontend 13/04/2026
Preparare scenario clinico #3 (gc_gray_zone) PM 13/04/2026

Meeting 5 — Sprint Review & Retrospective #2

Campo Dettaglio
Data 2026-04-19
Ora 14:00 - 15:30
Luogo Google Meet
Partecipanti PM, Sviluppatore Jason, Sviluppatore Python, Sviluppatore Frontend, Referente Cardiologia di Forlì (Committente)
Tipo Sprint Review e Retrospettiva

Ordine del Giorno

  1. Demo pipeline LLM (claim extraction + rule drafting)
  2. Valutazione qualità bozze regole generate
  3. Discussione integrazione con la web app di review
  4. Retrospettiva Sprint 2

Sintesi

Il team ha mostrato la pipeline DSPy che estrae claim da testo clinico e genera bozze di regole in formato standard, con Groq come provider primario e OpenRouter come fallback. Su 10 claim testati, 8 corretti e 2 con ambiguità minori. Il rate limit Groq è stato superato durante lo sprint (R1) ma il fallback OpenRouter ha funzionato. Il committente ha valutato positivamente le bozze, chiedendo di migliorare la gestione dei claim ambigui/borderline.

Decisioni

  • Pipeline LLM approvata con riserva sui claim ambigui
  • Si procede con Sprint 3 (Web App Review) come pianificato
  • La gestione dei claim ambigui viene rinviata allo Sprint 4

Azioni

Azione Assegnatario Scadenza
Documentare i casi di ambiguità nei claim Sviluppatore Python 26/04/2026
Avviare sviluppo Rule Review Console Sviluppatore Frontend 26/04/2026
Documentare i pattern di chiamata API e rate limiting Sviluppatore Python 26/04/2026

Meeting 6 — Sprint Review & Retrospective #3

Campo Dettaglio
Data 2026-05-03
Ora 14:00 - 15:30
Luogo Google Meet
Partecipanti PM, Sviluppatore Jason, Sviluppatore Python, Sviluppatore Frontend, Referente Cardiologia di Forlì (Committente)
Tipo Sprint Review e Retrospettiva

Ordine del Giorno

  1. Demo web app (Rule Review Console + Trace Inspector)
  2. Test flusso end-to-end con regole approvate manualmente
  3. Pianificazione Sprint 4
  4. Retrospettiva Sprint 3

Sintesi

La console web è stata mostrata funzionante: lista regole con stato (bozza, in revisione, approvata, rigettata), dettaglio con cronologia, Trace Inspector con visualizzazione delle tracce JSON tramite react-mermaid. Il flusso end-to-end è stato testato: regole approvate nella web app → caricate come beliefs nel runtime BDI → eseguite su gc04 → traccia generata e visualizzata. Il TraceViewer ha richiesto un giorno aggiuntivo (stima sottostimata). Il committente ha apprezzato la chiarezza dell’interfaccia.

Decisioni

  • Web app approvata
  • Sprint 4 dedicato a integrazione completa e validazione dei 3 golden case
  • Aggiungere test su gc00 e gc_gray_zone

Azioni

Azione Assegnatario Scadenza
Preparare ambiente per validazione sui 3 golden case Team 10/05/2026
Preparare demo finale end-to-end PM 17/05/2026
Includere margine maggiore per componenti di visualizzazione PM

Meeting 7 — Sprint Review & Retrospective #4

Campo Dettaglio
Data 2026-05-17
Ora 14:00 - 16:00
Luogo Aula seminari DIBRIS / Google Meet
Partecipanti PM, Sviluppatore Jason, Sviluppatore Python, Sviluppatore Frontend, Referente Cardiologia di Forlì (Committente)
Tipo Sprint Review, Retrospettiva e accettazione prodotto

Ordine del Giorno

  1. Demo flusso completo end-to-end
  2. Validazione dei 3 golden case (gc00, gc04, gc_gray_zone)
  3. Gestione ambiguità claim (post-processore)
  4. Retrospettiva Sprint 4 e accettazione del committente

Sintesi

Dimostrazione del flusso completo: input testo clinico → pipeline LLM → bozze regole → revisione umana sulla console → integrazione nel runtime BDI → esecuzione agenti → visualizzazione tracce. I 3 golden case sono stati validati. Durante lo sprint il rischio R4 (ambiguità claim su gc_gray_zone) si è materializzato: il PM ha attivato la management reserve per aggiungere un post-processore di disambiguazione, assorbendo 2 giorni di ritardo senza impattare la consegna. Dei 10 test di integrazione, 9 passati e 1 con warning minore. Il committente ha formalmente accettato il deliverable.

Decisioni

  • Sprint 4 completato; tutti gli obiettivi O1–O7 raggiunti
  • Deliverable di prodotto accettato dal committente (17/05/2026)
  • Passaggio alla fase di chiusura e preparazione consegna elaborato

Azioni

Azione Assegnatario Scadenza
Finalizzare documentazione (14 artefatti) PM 31/05/2026
Archiviare Project Notebook con tag v1.0.0-final Sviluppatore Jason 24/05/2026
Condurre post-implementation audit PM + Team 20/05/2026

Meeting 8 — Chiusura e Post-Implementation Audit

Campo Dettaglio
Data 2026-05-20
Ora 14:00 - 15:00
Luogo Google Meet
Partecipanti PM, Sviluppatore Jason, Sviluppatore Python, Sviluppatore Frontend
Tipo Closing e audit di progetto

Ordine del Giorno

  1. Verifica obiettivi vs risultati
  2. Post-implementation audit
  3. Lessons learned
  4. Archiviazione del Project Notebook

Sintesi

Il team ha verificato il raggiungimento di tutti gli obiettivi O1–O7 e condotto il post-implementation audit (dettagli in Final_report.md e in ../descrizione/6-closing.md). Sono state consolidate le lessons learned: la stima delle attività LLM è risultata ottimistica (raccomandata correzione +25-30%) e la management reserve del 10% è risultata al limite (raccomandato 15-20% per progetti con componenti AI). Il Project Notebook è stato archiviato con tag v1.0.0-final.

Decisioni

  • Lessons learned documentate per progetti futuri
  • Repository congelato sul branch main, tag v1.0.0-final
  • Elaborato PM pronto per la consegna finale (07/06/2026)

Azioni

Azione Assegnatario Scadenza
Esportare l’elaborato in PDF PM 07/06/2026
Verifica finale coerenza documentale PM 07/06/2026