Definizione dei Processi
Indice
Panoramica del Modulo
Obiettivo
Il modulo definisce i 5 gruppi di processi del project management, introduce le 9+1 aree di conoscenza del PMBOK e richiama la loro mappatura nei gruppi di processi.
In pratica: il modulo separa due modi complementari di leggere la gestione di un progetto. I process groups descrivono il tipo di attività gestionale svolta, mentre le knowledge areas descrivono l’ambito di competenza a cui quelle attività appartengono.
I temi trattati sono:
- definizione dei process groups;
- ruolo dei process groups rispetto al Project Management Life Cycle;
- definizione delle knowledge areas;
- approfondimento delle aree più operative: rischio, procurement e stakeholder.
I 5 Project Management Process Groups
Definizione
I Project Management Process Groups sono cinque gruppi di processi usati per organizzare le attività di gestione di un progetto: Scoping/Initiating, Planning, Launching/Executing, Monitoring & Controlling e Closing.
In pratica: non sono semplicemente “fasi temporali” rigide. Sono gruppi di attività che possono comparire e interagire in momenti diversi del progetto.
Scoping/Initiating Process Group
Definizione
Lo Scoping/Initiating Process Group sviluppa e ottiene l’approvazione di una dichiarazione generale sugli obiettivi e sul business value del progetto.
Questo gruppo serve a chiarire il motivo per cui il progetto esiste e quale valore deve produrre. I processi permettono di:
- ottenere dal cliente l’indicazione dei suoi veri bisogni;
- documentare i bisogni del cliente;
- negoziare con il cliente le modalità con cui soddisfare tali bisogni;
- scrivere una descrizione sintetica del progetto;
- ottenere l’approvazione del progetto da parte del senior management.
Esempio
Prima di pianificare tempi e costi, il team deve capire se il cliente sta chiedendo una funzionalità specifica oppure se dietro quella richiesta c’è un bisogno più generale da soddisfare.
Planning Process Group
Definizione
Il Planning Process Group identifica le attività necessarie per implementare i requisiti e completare il progetto, stima tempi, costi e risorse, e ottiene l’approvazione del piano.
È il gruppo in cui si costruisce la base operativa del progetto. I processi consentono di:
- definire tutte le attività del progetto;
- stimare la durata di ciascuna attività;
- stimare le risorse necessarie;
- stimare il costo totale delle attività;
- sequenziare le attività;
- costruire e correggere la schedula iniziale;
- scrivere il piano di gestione del rischio;
- documentare il piano;
- ottenere l’approvazione del senior management per eseguire il progetto.
Note
La pianificazione non riguarda solo la schedula: include anche costi, risorse, rischio e documentazione del piano.
Launching/Executing Process Group
Definizione
Il Launching/Executing Process Group seleziona il personale del team, stabilisce le regole operative e aiuta il team a lavorare insieme per completare il progetto.
Questo gruppo traduce il piano in lavoro coordinato. I processi includono:
- reclutare i membri del team di progetto;
- completare il Project Description Document seguendo un template predefinito;
- stabilire le regole operative del team;
- stabilire il processo per gestire i cambiamenti dello scope;
- gestire le comunicazioni del team;
- finalizzare la schedula del progetto;
- finalizzare i work packages.
In pratica: è il momento in cui il progetto diventa operativo e il team deve avere ruoli, regole e strumenti chiari.
Monitoring & Controlling Process Group
Definizione
Il Monitoring & Controlling Process Group verifica lo stato di avanzamento rispetto al piano, risponde alle richieste di modifica e risolve i problemi emersi durante il progetto.
Serve a mantenere il progetto sotto controllo mentre viene eseguito. I processi permettono di:
- stabilire quali performance del progetto osservare;
- definire il reporting system;
- monitorare le performance;
- monitorare il rischio;
- rendicontare lo stato del progetto;
- elaborare richieste di modifica dello scope;
- scoprire e risolvere problemi.
Punto Critico
Controllare non significa solo misurare: significa anche reagire a modifiche, rischi e problemi per garantire il progresso del progetto.
Closing Process Group
Definizione
Il Closing Process Group assicura che i requisiti del committente siano stati soddisfatti, consegna i deliverables e decreta la fine formale del progetto.
La chiusura rende esplicito che il lavoro è terminato e accettato. I processi consentono di:
- pianificare ed eseguire installazione o consegna dei deliverables;
- ottenere l’approvazione del committente sul soddisfacimento dei requisiti;
- scrivere il rapporto finale del progetto;
- condurre una verifica post-implementazione o retrospettiva.
Process Groups e Project Management Life Cycle
Da Non Confondere
I process groups non corrispondono automaticamente al Project Management Life Cycle.
Le slide sottolineano che i process groups possono essere mappati in diverse modalità, dando origine a PMLC anche articolati e complessi. Non sono partizionati e sequenziali nel tempo: spesso processi appartenenti a gruppi diversi coesistono e interagiscono durante il ciclo di vita del progetto.
Nel caso di progetti di sviluppo software, i processi di gestione devono essere strettamente correlati ai processi di produzione della soluzione, dall’ideazione fino al deployment.
In pratica: mentre si esegue il lavoro può essere necessario monitorare, controllare, modificare lo scope o ripianificare. Per questo i gruppi di processi non vanno letti come una semplice cascata lineare.
Le 9+1 Project Management Knowledge Areas
Definizione
Le Knowledge Areas definiscono aree di specializzazione dei processi di gestione di un progetto.
Il PMBOK individua 9 aree più una introdotta successivamente:
- Integration Management;
- Scope Management;
- Time Management;
- Cost Management;
- Quality Management;
- Human Resources Management;
- Communications Management;
- Risk Management;
- Procurement Management;
- Stakeholder Management, inserita a partire dalla 5a edizione.
Integration Management
Definizione
L’Integration Management riguarda i processi che collegano i diversi deliverables, i quali integrati tra loro forniscono la soluzione del progetto.
I processi coinvolti sono:
- sviluppo del Project Overview Statement;
- sviluppo dello Scope Statement;
- sviluppo del Project Plan;
- avvio dell’implementazione;
- monitoraggio e controllo del lavoro svolto;
- controllo integrato dei cambiamenti;
- chiusura del progetto.
In pratica: questa area evita che le parti del progetto procedano isolate. Il risultato deve essere una soluzione integrata, non una somma disordinata di deliverables.
Scope Management
Definizione
Lo Scope Management riguarda la comprensione e la gestione di ciò che il progetto deve effettivamente realizzare.
Le slide distinguono tra desideri del cliente e bisogni del cliente: ciò che il cliente vuole può non coincidere con ciò di cui ha bisogno. Per questo vengono richiamate le Conditions of Satisfaction, in cui richiesta e risposta vengono chiarite, negoziate e formalizzate nel Project Overview Statement.
Un altro strumento richiamato è la Requirements Breakdown Structure (RBS), che scompone obiettivo e soluzione in requisiti, funzioni, sotto-funzioni e feature.
Esempio
Un cliente può chiedere una specifica funzione software, ma il bisogno reale può essere ridurre il tempo di un processo aziendale. Lo scope management serve a chiarire questa differenza.
Time Management
Definizione
Il Time Management riguarda la stima e il governo dei tempi necessari per completare le attività del progetto.
Per stimare correttamente la durata delle attività si considerano:
- somiglianze con altre attività;
- dati storici;
- pareri di esperti;
- Delphi technique;
- three-point technique;
- wide-band Delphi technique.
Note
Per stimare la durata di un’attività bisogna definire quante risorse saranno allocate e stimare il tempo/uomo richiesto a ciascuna risorsa.
Cost Management
Definizione
Il Cost Management include i processi per stimare, monitorare e controllare i costi del progetto.
Durante la pianificazione bisogna stimare i costi per definire il budget e mappare i costi sulle attività. Durante l’esecuzione bisogna monitorare e controllare le variazioni rispetto alle stime.
Le principali voci di costo indicate sono:
- costo della manodopera, legato alla posizione e al singolo lavoratore;
- beni strumentali;
- servizi appaltati;
- spese di trasferta.
Quality Management
Definizione
Il Quality Management considera sia la qualità del prodotto sia la qualità del processo di gestione del progetto.
La qualità del prodotto riguarda il deliverable. La qualità del processo riguarda invece la bontà del processo di gestione del progetto.
La qualità dipende da:
- quanto il deliverable è adatto all’uso previsto;
- quanto rispetta gli obiettivi del cliente e aumenta il business value;
- se viene consegnato entro budget, tempi e specifiche del committente.
La gestione della qualità comprende tre processi fondamentali:
- quality planning: determina standard rilevanti, metriche e programma di miglioramento;
- quality assurance: garantisce il rispetto del piano di qualità e dei processi previsti;
- quality control: monitora le performance e definisce azioni correttive in caso di non conformità.
Human Resources Management
Definizione
L’Human Resources Management riguarda l’organizzazione del team e la definizione di conoscenze, abilità e competenze dei suoi componenti.
Le slide citano possibili profili chiave:
- Developer co-manager;
- Client co-manager;
- Core Team;
- Task Leaders;
- Team Members.
Vengono richiamati anche i fattori motivazionali. Secondo la Two-Factor Theory di Herzberg si distinguono motivators e hygiene factors. Couger propone un ordine di priorità dei fattori motivazionali, tra cui il lavoro stesso, le opportunità di realizzazione, la progressione di carriera, salario e benefit, riconoscimento e responsabilità crescente.
Ruolo del Project Manager
Diversi fattori motivazionali sono controllati o influenzati dal project manager, come challenge, recognition e job design.
Communications Management
Definizione
La comunicazione è il processo di passaggio di un’informazione da una persona a un’altra, che la deve comprendere.
Secondo le slide:
- l’informazione deve essere trasmessa correttamente;
- un messaggio inviato è un messaggio ricevuto;
- l’informazione deve essere compresa dal destinatario;
- l’informazione deve essere accettata dal destinatario.
Il processo comunicativo include sender, codifica del messaggio, trasmissione tramite un canale, decodifica, verifica del significato e feedback.
I tipi di comunicazione citati includono conversazioni, riunioni, instant messages, e-mail, websites, databases, memos, lettere, documenti e reports.
Risk Management
Definizione
Il Risk Management gestisce il ciclo di vita dei rischi attraverso identificazione, valutazione, mitigazione, monitoraggio e controllo.
Le categorie di rischio indicate sono:
- technical risks: tecnologia usata, adeguatezza, affidabilità, performance e disponibilità;
- project management risks: allocazione delle risorse, struttura di gestione, pianificazione, inesperienza e indisciplina;
- organizational risks: sostenibilità, priorità, finanziamenti, conflitti con altri progetti, politiche aziendali;
- external risks: requisiti normativi, congiuntura economica, scioperi, fornitori e team esterni.
Risk Assessment
Dopo aver identificato i rischi bisogna valutare probabilità e impatto. Gli eventi avversi identificati sono risk drivers e possono essere prioritizzati in base all’impatto atteso:
Impatto Atteso
Un evento con probabilità dell’1% e perdita di 50.000 Euro ha impatto atteso pari a 0,01 x 50.000 = 500 Euro.
Le slide distinguono tra:
- risk assessment statico, svolto all’inizio del progetto durante il planning;
- risk assessment dinamico, aggiornato durante l’avanzamento del progetto usando nuove informazioni.
Risk Mitigation
Le opzioni di mitigazione indicate sono:
- accept: accettare il rischio quando non è possibile mitigarlo;
- avoid: modificare il piano per eliminare la situazione rischiosa;
- contingency planning: stabilire cosa fare se l’evento si verifica;
- mitigate: agire subito per minimizzare l’impatto;
- transfer: trasferire ad altri l’impatto dell’evento, ad esempio tramite assicurazioni o conto terzi.
Risk Monitoring & Control
Il monitoraggio e controllo del rischio usa strumenti come il Risk Log, in cui registrare identificativo, descrizione, probabilità, impatto, owner, azioni da intraprendere ed esito.
Procurement Management
Definizione
Il Procurement Management riguarda la gestione del ciclo di vita dei fornitori, dalla ricerca alla gestione del contratto.
Il ciclo di vita indicato include:
- Vendor Solicitation;
- Vendor Evaluation;
- Vendor Selection;
- Vendor Contracting;
- Vendor Management.
Durante la Vendor Solicitation si sviluppa la RBS, si decide se usare una terza parte, si identificano potenziali fornitori, si seleziona il Procurement Management Team, si stabiliscono relazione, strategia di acquisizione, criteri di valutazione, processi contrattuali e Request for Proposal.
Request for Proposal
Il Request for Proposal (RFP) è un documento inviato ai fornitori potenzialmente interessati, con i dettagli necessari per capire se possono soddisfare le richieste.
Il RFP deve essere chiaro e può costituire la base del futuro contratto. Può contenere introduzione, business profile, descrizione del problema o opportunità, POS e/o RBS, stime di costi e tempi, criteri di valutazione, responsabilità del vendor, dettagli amministrativi, istruzioni e contatti.
Per selezionare i vendor si possono usare RFI, pubblicità, fornitori abituali, fiere o business meeting. La selezione può produrre No Award, Single Award o Multiple Awards.
Stakeholder Management
Definizione
Secondo PMBOK, uno stakeholder è un individuo, gruppo o organizzazione che può influenzare, essere influenzato o percepirsi influenzato da una decisione, attività o risultato di progetto.
Gli stakeholder includono membri del team e entità interne o esterne interessate al risultato del progetto. Il team deve identificare stakeholder positivi e negativi, interni ed esterni, per determinare requisiti e aspettative.
La PMBOK 5a edizione introduce lo Stakeholder Management come area specifica per rafforzare l’importanza del coinvolgimento attivo e costante degli stakeholder durante l’intero progetto.
I processi previsti sono:
- Identify Stakeholders: identificare persone, gruppi o organizzazioni che possono impattare o essere impattati dal progetto;
- Plan Stakeholder Management: sviluppare strategie per coinvolgere efficacemente gli stakeholder;
- Manage Stakeholder Engagement: comunicare e lavorare con gli stakeholder per gestire bisogni, aspettative e problemi;
- Control Stakeholder Engagement: monitorare le relazioni e adattare strategie e piani di coinvolgimento.
Stakeholder Analysis
La Stakeholder Analysis raccoglie e analizza informazioni quantitative e qualitative per determinare quali interessi considerare nel progetto. Identifica interessi, aspettative, influenza e possibili interrelazioni tra stakeholder e progetto.
Mappatura tra Knowledge Areas e Process Groups
Idea Centrale
Le knowledge areas e i process groups sono due dimensioni diverse della gestione di progetto: le prime indicano l’ambito di competenza, i secondi il gruppo di attività gestionale.
Le slide chiudono richiamando la mappatura delle Knowledge Areas nei Process Groups. Il senso della mappatura è mostrare che una stessa area di conoscenza può contenere processi distribuiti tra initiating, planning, executing, monitoring & controlling e closing.
In pratica: il rischio, la qualità, lo scope o gli stakeholder non vengono gestiti in un solo momento. Possono richiedere attività di pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura a seconda della fase e delle esigenze del progetto.
Prossimi Argomenti
Continueremo con:
- Modulo 06 - prosecuzione del percorso sui processi e sugli strumenti di Project Management.